Englisch version below.
Datenschutzhinweis
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Organisation und Durchführung des Rep Prep EPLC-Kurses an der Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf, bei der Anmeldung zum Kurs.
Mit diesen Datenschutzhinweisen kommt die Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf (im Folgenden HHU) für die oben genannte Verarbeitung personenbezogener Daten ihrer Informationspflicht gemäß Artikel 13 der Datenschutzgrundverordnung (im Folgenden DSGVO) nach.
Ergänzende Informationen sind der Datenschutzerklärung der HHU zu entnehmen
(https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
Hinsichtlich der verwendeten Begriffe „Personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Dritter“ etc., wird auf die Definitionen in Artikel 4 der DSGVO verwiesen.
1. Kontaktdaten
Verantwortlich für die Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten sowie von Audio-/Bild- und Videoaufnahmen (im Folgenden Aufnahmematerial) ist die HHU, eine vom Land NRW getragene, rechtsfähige Körperschaft des Öffentlichen Rechts. Sie wird durch die Rektorin Prof. Dr. Anja Steinbeck vertreten.
1.1. Kontaktdaten des Verantwortlichen
Heinrich-Heine-Universität Düsseldorf
Universitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.hhu.de
1.2. Ansprechpartner für die Datenverarbeitung
Heine-Zentrum für wissenschaftliche Weiterbildung
Dr. Jana Emontz
Werdener Str. 4, 40227 Düsseldorf
Tel.: +49 211 81-13053
E-Mail: weiterbildung(at)hhu.de
1.3. Kontaktdaten der Datenschutzbeauftragten
Die behördliche Datenschutzbeauftragte der HHU erreichen Sie postalisch unter oben angegebener Adresse des Verantwortlichen oder wie folgt:
E-Mail: datenschutz@hhu.de
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz
2. Verarbeitung personenbezogener Daten
2.1 Angaben zu den verarbeiteten personenbezogenen Daten im Veranstaltungsmanagement
Im Rahmen der Organisation und der Durchführung des Rep Prep EPLC-Kurses werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet.
Verarbeitung personenbezogener Daten von Teilnehmer:innen:
- Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, erfassen wir Ihre personenbezogenen Daten zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung.
Bei der Anmeldung werden von Ihnen Ansprache/Geschlecht, Titel, Vorname, Nachname, Adresse, Rechnungsanschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Zugehörigkeit zum Unternehmen und Ihrer Position, Angaben zu Ihrer Anwaltszulassung, Ihre Erfahrungen im IP- und Patentrecht, sonstige Qualifikationen, sowie wie sie auf uns aufmerksam wurden und Ihre Mitteilung an uns gespeichert. Diese Daten erfassen wir, um Ihnen alle für die Teilnahme an der Veranstaltung erforderlichen Informationen zu übermitteln sowie für die interne Organisation unserer Veranstaltung und die Abrechnung der Veranstaltung. Dies beinhaltet auch die Erstellung einer Teilnehmendenliste, welche die Daten Titel, Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Zugehörigkeit zum Unternehmen/Fachbereich beinhaltet, und die wir an die Dozierenden für die Durchführung der Veranstaltung weitergeben. Bei offiziellen Sachkunden beinhaltet die Teilnehmendenliste Geburtsdatum und -ort auf Grundlage der jeweiligen rechtlichen Sachkundevorgaben. In den genutzten IT-Systemen werden die IP-Adresse von Ihnen und der Zeitpunkt der Anmeldung gespeichert. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung der Website an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Auch erfolgt die Speicherung in Logfiles, um die Funktionsfähigkeit der Website sicherzustellen. - Nach Abschluss der Veranstaltung erhalten Sie eine personalisierte (Titel, Vorname, Name) Teilnahmebescheinigung.
- Für die Durchführung der virtuellen Veranstaltungen nutzen wir die Videokonferenzsysteme Webex und Zoom. Es wird für den interaktiven Charakter der Veranstaltungen vorausgesetzt, dass Kamera und Ton angeschaltet werden. Mit Akzeptieren der AGB stimmen Sie dem zu. Bei Nutzung der Veranstaltungstools werden personenbezogene Daten von Ihnen (Sprache, Bild und Ihr Name, den Sie bei der Anmeldung angegeben haben) durch diese Software verarbeitet. Darüber hinaus werden weitere Daten von Ihnen gespeichert die technisch notwendig für die Durchführung der Videokonferenz sind. Bei virtuellen Veranstaltungen willigen Sie mit dem Einschalten der Kamera bzw. Ihres Mikrofons konkludent ein, dass Ihre Sprache und Ihre Bilder während der Veranstaltung von Ihnen verarbeitet werden. Sie können freiwillig Angaben im Chat machen. Genaueres können Sie der Datenschutzerklärung zu Webex von Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html bzw. Zoom https://zoom.us/de-de/privacy.html entnehmen. Da es sich um amerikanische Firmen handelt, besteht kein der EU entsprechendes angemessenes Schutzniveau. Es besteht die Möglichkeit, mit uns Pseudonyme zu vereinbaren, um die Übermittlung von Klarnamen im Veranstaltungstool zu verhindern und die Identifizierung zur Teilnahmebestätigung zu gewährleisten.
2.2 Verarbeitung personenbezogener Daten von Dozent:innen
Wenn wir Sie als Dozent:in zu der Veranstaltung eingeladen haben, verarbeiten wir Ihre Daten wie folgt:
- Wir nehmen Ihren Titel, Vor- und Nachnamen in das Programm auf.
- Das Programm sowie die Programminhalte der Veranstaltung werden im Rahmen der Veranstaltungsmarketingmaßnahmen veröffentlicht.
3. Rechtsgrundlagen
3.1 Rechtsgrundlagen der Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Veranstaltungsmanagement
Die Erhebung personenbezogener Daten zu den in 2.1 angegebenen Zwecken basiert auf einer ausdrücklichen oder konkludenten Einwilligung der betroffenen Personen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b. DSGVO in Verbindung mit dem Vertrag/den AGB.
3.2 Rechtsgrundlagen der Speicherung der personenbezogenen Daten in Logfiles
Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der technischen Daten in Logfiles ist Art. 6 Abs. 1 lit. e, Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 DSG NRW.
Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)
Wenn die Datenverarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen; dies gilt auch für ein auf diese Bestimmungen gestütztes Profiling. Die jeweilige Rechtsgrundlage, auf denen eine Verarbeitung beruht, entnehmen Sie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie Widerspruch einlegen, werden wir Ihre betroffenen personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO).
Werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet, um Direktwerbung zu betreiben, so haben Sie das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten zum Zwecke derartiger Werbung einzulegen; dies gilt auch für das Profiling, soweit es mit solcher Direktwerbung in Verbindung steht. Wenn Sie widersprechen, werden Ihre personenbezogenen Daten anschließend nicht mehr zum Zwecke der Direktwerbung verwendet (Widerspruch nach Art. 21 Abs. 2 DSGVO).
4. Übermittlung personenbezogener Daten
Ihre personenbezogenen Daten, die von der HHU für die genannten Zwecke verarbeitet werden, übermitteln wir nicht an Dritte mit Ausnahme der unter 2.1 genannten Daten, die an den Betreiber der genannten Videoplattform und die jeweiligen Dozierenden weitergegeben werden.
Wir weisen darauf hin, dass die IT-Abteilungen bzw. ein Dienstleister im Rahmen von Pflege- und Wartungsarbeiten möglicherweise Zugriff haben.
5. Dauer der Verarbeitung/Datenlöschung
Ihre personenbezogenen Daten werden zwei Jahre nach Ende der Veranstaltung auf unseren Servern gelöscht. Sie werden vorher gelöscht, wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen. Die personenbezogenen Daten zur Ausführung der Information via Newsletter bleiben gespeichert bis Sie sich freiwillig vom Newsletter abmelden. Das erfolgt via lists.hhu.de/postorius/lists/mailverteiler-weiterbildung.uni-duesseldorf.de/ oder per Email an mailverteiler-weiterbildung-owner@uni-duesseldorf.de. Ausgenommen sind die unter Zweck 2.1 genannten Daten, die zu Abrechnungszwecken 10 Jahre aufbewahrt werden.
6. Ihre Rechte als Betroffene:r
Sie können als betroffene Person jederzeit die Ihnen durch die DSGVO gewährten Rechte geltend machen:
- das Recht auf Auskunft, ob und welche Daten von Ihnen verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO). Es gelten die Einschränkungen nach § 12 DSG NRW;
- das Recht, die Berichtigung oder Vervollständigung der Sie betreffenden Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);
- das Recht auf Löschung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 17 DSGVO. Es gelten die Einschränkungen nach § 10 DSG NRW;
- das Recht, nach Maßgabe des Art. 18 DSGVO eine Einschränkung der Verarbeitung der Daten zu verlangen;
- das Recht auf Widerspruch gegen eine künftige Verarbeitung der Sie betreffenden Daten nach Maßgabe des Art. 21 DSGVO;
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung wird dadurch nicht berührt (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).
Sie haben über die genannten Rechte hinaus das Recht, eine Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde einzureichen (Art. 77 DSGVO). Die für die HHU zuständige Aufsichtsbehörde ist der
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
Wir wären Ihnen allerdings dankbar, wenn Sie – bevor Sie sich mit Ihrem Anliegen an die Aufsichtsbehörde wenden – mit unserer Datenschutzbeauftragten Kontakt aufnehmen würden, siehe Ziffer 1.3. Wir werden versuchen, Ihrem Anliegen gerecht zu werden.
7. Gültigkeit dieser Datenschutzhinweise
Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzhinweise abzuändern, um sie gegebenenfalls an Änderungen relevanter Gesetze bzw. Vorschriften anzupassen oder Ihren Bedürfnissen besser gerecht zu werden. Diese Datenschutzhinweise gelten in der jeweils zuletzt durch die HHU veröffentlichten Fassung.
Data protection notice
Information on the processing of personal data in the organisation and implementation of the Rep Prep EPLC course at Heinrich Heine University Düsseldorf, when registering for the course.
With this data protection notice, Heinrich Heine University Düsseldorf (hereinafter referred to as HHU) complies with its duty to inform in accordance with Article 13 of the General Data Protection Regulation (hereinafter referred to as DSGVO) for the above-mentioned processing of personal data.
Supplementary information can be found in the HHU data protection declaration
(https://www.uni-duesseldorf.de/home/footer/datenschutz.html ).
With regard to the terms „personal data“, „processing“, „controller“, „third party“, etc., please refer to the definitions in Article 4 of the GDPR.
1. Contact details
The HHU, a public corporation with legal capacity supported by the state of NRW, is responsible for the processing and use of personal data as well as audio/image and video recordings (hereinafter referred to as recording material). It is represented by the Rector Prof. Dr. Anja Steinbeck.
- Contact details of the person responsible
Heinrich Heine University DüsseldorfUniversitätsstr. 1
40225 Düsseldorf
Tel.: 0211 81 10000
www.hhu.de
1.2. contact person for data processing
Heine Centre for Scientific Continuing Education
Dr. Jana Emontz
Werdener Str. 4, 40227 Düsseldorf, Germany
Phone: +49 211 81-13053
E-mail: weiterbildung(at)hhu.de
1.3 Contact details of the data protection officer
You can contact the data protection officer at HHU by post at the address of the data protection officer given above or as follows:
E-mail: datenschutz@hhu.de
Tel.: 0211 81 13060
www.hhu.de/datenschutz
2 Processing of personal data
2.1 Details of the personal data processed in event management
In the course of organising and running the Rep Prep EPLC course, personal data about you will be processed.
Processing of personal data of participants:- If you participate in an event, we collect your personal data for the organisation and implementation of the event.When you register, we record your address/gender, title, first name, last name, address, billing address, e-mail address, telephone number, affiliation to the company and your position, details of your admission to the bar, your experience in IP and patent law, other qualifications, as well as how you became aware of us and your communication to us.
– When you participate in an event, we collect your personal data for the organisation and implementation of the event.
When you register, we record your address/gender, title, first name, last name, address, billing address, email address, telephone number, affiliation to the company and your position, details of your admission to the bar, your experience in IP and patent law, other qualifications, as well as how you became aware of us and your communication to us. We collect this data in order to provide you with all the information you need to participate in the event, as well as for the internal organisation of our event and the billing of the event. This also includes the creation of a list of participants, which includes the data title, first name, surname, e-mail address, affiliation to the company/department, and which we pass on to the lecturers for the implementation of the event. In the case of official qualifications, the list of participants includes the date and place of birth based on the respective legal qualification requirements. Your IP address and the time of registration are stored in the IT systems used. The temporary storage of the IP address by the system is necessary to enable delivery of the website to the user’s computer. It is also stored in log files to ensure the functionality of the website.
– After completion of the event, you will receive a personalised (title, first name, last name) certificate of attendance.
– We use the video conferencing systems Webex and Zoom to conduct the virtual events. It is assumed for the interactive character of the events that the camera and sound are switched on. By accepting the General Terms and Conditions, you agree to this. When using the event tools, your personal data (language, image and your name, which you provided when registering) will be processed by this software. In addition, further data from you will be stored which is technically necessary for the implementation of the video conference. In the case of virtual events, by switching on the camera or your microphone, you implicitly consent to your voice and images being processed during the event. You can voluntarily provide information in the chat. You can find more details in the privacy policy for Webex from Cisco https://www.cisco.com/c/de_de/about/legal/privacy-full.html and Zoom https://zoom.us/de-de/privacy.html. As these are American companies, there is no adequate level of protection equivalent to that in the EU. It is possible to agree on pseudonyms with us in order to prevent the transmission of clear names in the event tool and to ensure identification for the confirmation of participation.
2.2 Processing of personal data of lecturers
If we have invited you as a lecturer to the event, we will process your data as follows:
– We include your title, first and last name in the programme.
– The programme and the programme content of the event will be published as part of the event marketing measures.
3 Legal bases
3.1 Legal basis for the processing of personal data in event management
The collection of personal data for the purposes stated in 2.1 is based on the explicit or implied consent of the data subjects pursuant to Art. 6 para. 1 lit. b. DSGVO in conjunction with the contract/the GTC.
3.2 Legal basis for the storage of personal data in log files
The legal basis for the temporary storage of technical data in log files is Art. 6 para. 1 lit. e, para. 3 DSGVO in conjunction with. § Section 3 (1) DSG NRW.
Right to object to data collection in special cases and to direct marketing (Art. 21 DSGVO)
If data processing is based on Art. 6(1)(e) or (f) DSGVO, you have the right to object to the processing of your personal data at any time on grounds relating to your particular situation; this also applies to profiling based on these provisions. The respective legal basis on which processing is based can be found in this data protection declaration. If you object, we will no longer process your personal data concerned unless we can demonstrate compelling legitimate grounds for the processing which override your interests, rights and freedoms, or the processing serves the purpose of asserting, exercising or defending legal claims (objection under Article 21(1) of the GDPR).
If your personal data are processed for the purpose of direct marketing, you have the right to object at any time to the processing of personal data concerning you for the purpose of such marketing; this also applies to profiling insofar as it is related to such direct marketing. If you object, your personal data will subsequently no longer be used for the purpose of direct advertising (objection pursuant to Art. 21 (2) DSGVO).
4. Transfer of personal data
We do not transfer your personal data processed by HHU for the above-mentioned purposes to third parties with the exception of the data mentioned under 2.1, which is passed on to the operator of the above-mentioned video platform and the respective lecturers.
We would like to point out that the IT departments or a service provider may have access in the context of care and maintenance work.
5 Duration of processing/data deletion
Your personal data will be deleted from our servers two years after the end of the event. They will be deleted before that if you withdraw your consent. The personal data for the execution of the information via newsletter will remain stored until you voluntarily unsubscribe from the newsletter. This is done via lists.hhu.de/postorius/lists/mailverteiler-weiterbildung.uni-duesseldorf.de/ or by email to mailverteiler-weiterbildung-owner@uni-duesseldorf.de. Except for the data mentioned under purpose 2.1, which will be kept for 10 years for billing purposes.
6. Your rights as a data subject
As a data subject, you can assert the rights granted to you by the GDPR at any time:
– the right to information as to whether and which of your data is being processed (Art. 15 DSGVO). The restrictions according to § 12 DSG NRW apply;
– the right to request that the data concerning you be corrected or completed (Art. 16 DSGVO);
– the right to have the data concerning you deleted in accordance with Art. 17 DSGVO. The restrictions according to § 10 DSG NRW apply;
– the right to demand restriction of the processing of the data in accordance with Art. 18 DSGVO;
– the right to object to future processing of data concerning you in accordance with Art. 21 DSGVO;
– the right to revoke consent given at any time. This does not affect the lawfulness of the processing carried out on the basis of the consent until revocation (Art. 7 (3) DSGVO).
In addition to the aforementioned rights, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority (Art. 77 DSGVO). The supervisory authority responsible for HHU is the
Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
Telefon: 0211 38424-0
E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de
However, we would be grateful if you – before contacting the supervisory authority with your concern – would contact our data protection officer, see section 1.3. We will try to meet your concern.
7. Validity of this data protection notice
We reserve the right to amend this privacy notice to bring it into line with any changes in relevant laws or regulations or to better meet your needs. This Privacy Notice is the most recent version published by HHU.